Confidențialitate

Politica de confidențialitate

La VismarEssence considerăm esențială protejarea confidențialității și a datelor cu caracter personal ale clienților, potențialilor clienți, furnizorilor, colaboratorilor și celorlalte contacte profesionale.

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care sunt colectate, utilizate, stocate și protejate datele cu caracter personal furnizate prin intermediul site-ului nostru, formularelor de contact, comunicărilor comerciale și relațiilor profesionale sau contractuale.

Această politică se aplică în principal persoanelor fizice care acționează în nume propriu ca profesioniști, persoane fizice autorizate sau antreprenori, precum și reprezentanților, angajaților și persoanelor de contact ale companiilor și organizațiilor care au sau pot avea o relație comercială cu VismarEssence.

1. Operatorul de date

2. Ce date cu caracter personal prelucrăm

În funcție de relația avută cu VismarEssence, putem prelucra următoarele categorii de date:

• Nume și prenume.
• Companie, activitate profesională și funcție.
• Adresă poștală sau profesională.
• Adresă de e-mail.
• Număr de telefon.
• Date necesare pentru gestionarea ofertelor, comenzilor, facturării și plăților.
• Informații referitoare la solicitări comerciale, proiecte de personalizare sau consultări profesionale.
• Istoricul comenzilor și relația comercială.
• Informații tehnice generate în timpul utilizării site-ului, atunci când sunt necesare pentru funcționarea, securitatea sau analiza acestuia.

VismarEssence nu va solicita date cu caracter personal care nu sunt adecvate, relevante și necesare pentru scopurile în care sunt prelucrate.

3. Cum obținem datele

Datele cu caracter personal pot fi obținute în principal prin:

• Formularele disponibile pe site-ul nostru.
• Înregistrarea și gestionarea conturilor profesionale.
• Solicitări de informații sau oferte.
• Plasarea și gestionarea comenzilor.
• E-mail, telefon sau alte canale de comunicare comercială.
• Târguri, evenimente, întâlniri sau contacte profesionale.
• Relații cu clienți, furnizori, distribuitori și colaboratori.

Atunci când o companie furnizează date privind angajații, reprezentanții sau persoanele sale de contact, aceasta este responsabilă să se asigure că datele au fost comunicate în mod legal și să informeze persoanele respective atunci când este necesar.

4. Scopurile prelucrării

Datele cu caracter personal pot fi prelucrate în următoarele scopuri:

• Gestionarea întrebărilor și solicitărilor comerciale. Gestionarea solicitărilor de informații, ofertelor, disponibilității produselor, condițiilor comerciale sau a oricăror alte întrebări primite.
• Gestionarea proiectelor profesionale. Analizarea și gestionarea solicitărilor privind fabricarea, personalizarea, dezvoltarea mărcii, parfumeria, parfumarea ambientului, ambalajele, accesoriile sau alte servicii oferite de VismarEssence.
• Gestionarea clienților și comenzilor. Procesarea comenzilor, monitorizarea pregătirii acestora, gestionarea plăților, documentației comerciale, transportului, incidentelor, retururilor și serviciului post-vânzare.
• Gestionarea administrativă, contabilă și fiscală. Emiterea facturilor, gestionarea încasărilor și plăților și respectarea obligațiilor administrative, fiscale, contabile și legale aplicabile.
• Gestionarea furnizorilor și colaboratorilor. Administrarea relațiilor profesionale și contractuale cu furnizorii, distribuitorii, agenții, operatorii logistici și ceilalți colaboratori.
• Comunicări legate de relația comercială. Contactarea clienților sau profesioniștilor cu privire la comenzi, oferte, proiecte, incidente, documentație sau orice alte aspecte necesare desfășurării relației profesionale.
• Comunicări comerciale. Informarea, atunci când există un temei juridic care permite acest lucru, despre produse, servicii, noutăți, promoții, cataloage sau conținut profesional legat de activitatea VismarEssence.
• Securitate și îmbunătățirea serviciilor. Menținerea securității site-ului, prevenirea utilizărilor frauduloase sau necorespunzătoare și îmbunătățirea proceselor și serviciilor noastre.

5. Temeiul juridic al prelucrării

În funcție de fiecare caz, prelucrarea datelor cu caracter personal se va baza pe unul dintre următoarele temeiuri juridice:

• Aplicarea unor măsuri precontractuale și executarea unei relații contractuale, atunci când datele sunt necesare pentru gestionarea unei solicitări, oferte, comenzi, a unui serviciu sau a unei relații comerciale.
• Îndeplinirea obligațiilor legale, în special a celor legate de legislația fiscală, contabilă, comercială sau administrativă.
• Consimțământul persoanei vizate, atunci când este necesar pentru anumite comunicări sau operațiuni specifice de prelucrare.
• Interesul legitim, atunci când este necesar pentru gestionarea corespunzătoare a relațiilor profesionale, asigurarea securității serviciilor noastre, apărarea drepturilor noastre sau menținerea anumitor comunicări în cadrul unei relații de afaceri, respectând întotdeauna drepturile și libertățile persoanelor vizate.

6. Comunicări comerciale

VismarEssence poate trimite informații comerciale referitoare la produsele, serviciile, noutățile sau conținutul său profesional atunci când destinatarul și-a dat consimțământul sau atunci când există un alt temei juridic care permite astfel de comunicări în conformitate cu legislația aplicabilă.

Atunci când există o relație contractuală anterioară, pot fi trimise comunicări privind produse sau servicii proprii similare celor contractate anterior, în măsura permisă de lege.

Destinatarul poate solicita în orice moment să nu mai primească comunicări comerciale utilizând mecanismul disponibil în fiecare comunicare sau contactând VismarEssence la info@vismaressence.com.

7. Destinatarii datelor

Datele cu caracter personal nu vor fi vândute și nici transferate unor terți în scopuri comerciale care nu au legătură cu VismarEssence.

Cu toate acestea, anumite date pot fi comunicate sau puse la dispoziție atunci când este necesar pentru furnizarea serviciilor noastre, inclusiv către:

• Companii de transport și operatori logistici.
• Instituții financiare și furnizori de servicii de plată.
• Furnizori de tehnologie, servicii de găzduire web și servicii IT.
• Furnizori de servicii administrative, contabile, fiscale sau juridice.
• Furnizori implicați direct în prestarea serviciului solicitat.
• Administrații publice, autorități sau organisme atunci când există o obligație legală.

Furnizorii care au acces la date cu caracter personal în numele VismarEssence trebuie să le utilizeze exclusiv pentru prestarea serviciilor contractate și în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor.

8. Transferuri internaționale de date

Atunci când, pentru furnizarea anumitor servicii tehnologice, este necesară utilizarea unor furnizori situați în afara Spațiului Economic European, VismarEssence va adopta garanțiile impuse de legislația aplicabilă pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.

9. Păstrarea datelor

Datele cu caracter personal vor fi păstrate pe durata necesară îndeplinirii scopului pentru care au fost colectate și atât timp cât există o relație comercială, contractuală sau profesională.

După încetarea acestei relații, datele pot fi blocate în mod corespunzător și păstrate pe perioadele necesare pentru soluționarea eventualelor răspunderi juridice, fiscale, contabile, contractuale sau administrative.

Datele prelucrate exclusiv pe baza consimțământului pot înceta să mai fie prelucrate în acest scop atunci când persoana vizată își retrage consimțământul, fără ca aceasta să afecteze legalitatea prelucrării efectuate anterior.

10. Securitatea informațiilor

VismarEssence aplică măsuri tehnice și organizatorice menite să protejeze datele cu caracter personal împotriva pierderii, modificării, accesului neautorizat, divulgării sau prelucrării necorespunzătoare.

Aceste măsuri sunt revizuite și adaptate ținând seama de natura informațiilor prelucrate, riscurile existente și evoluția tehnologică.

11. Exactitatea datelor

Utilizatorul, clientul sau contactul profesional garantează că datele furnizate sunt corecte, complete și actualizate.

Orice modificare a datelor furnizate trebuie comunicată către VismarEssence pentru ca acestea să poată fi menținute corect actualizate.

12. Drepturile persoanelor vizate

Persoanele vizate pot exercita, după caz, următoarele drepturi:

• Acces: să afle ce date cu caracter personal sunt prelucrate.
• Rectificare: să solicite modificarea datelor incorecte sau incomplete.
• Ștergere: să solicite eliminarea datelor atunci când legea permite acest lucru.
• Opoziție: să se opună anumitor operațiuni de prelucrare.
• Restricționare: să solicite restricționarea prelucrării în cazurile prevăzute de lege.
• Portabilitate: să primească datele cu caracter personal într-un format structurat, atunci când este aplicabil.
• Retragerea consimțământului: să retragă în orice moment un consimțământ acordat anterior.

Pentru exercitarea acestor drepturi, persoana vizată poate contacta VismarEssence prin e-mail la info@vismaressence.com, indicând dreptul pe care dorește să îl exercite și furnizând informațiile necesare pentru dovedirea identității, atunci când este cazul.

De asemenea, dacă persoana consideră că prelucrarea datelor sale cu caracter personal nu respectă legislația aplicabilă, poate depune o plângere la Agenția Spaniolă pentru Protecția Datelor (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul VismarEssence poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare necesare pentru funcționarea, securitatea, analiza sau personalizarea acestuia.

Informații specifice despre cookie-urile utilizate, scopul acestora și opțiunile disponibile pentru gestionarea lor pot fi consultate în Politica noastră privind cookie-urile.

14. Linkuri și servicii ale terților

Site-ul nostru poate conține linkuri către pagini, platforme sau servicii gestionate de terți. VismarEssence nu controlează politicile de confidențialitate ale acestor terți, motiv pentru care recomandăm consultarea condițiilor și politicilor acestora înainte de furnizarea informațiilor personale.

15. Modificări ale Politicii de confidențialitate

VismarEssence poate actualiza această Politică de confidențialitate atunci când este necesar pentru a o adapta la modificări legale, de reglementare, tehnice, organizaționale sau legate de serviciile noastre.

Versiunea în vigoare va fi întotdeauna cea publicată pe site-ul nostru.

16. Contact

Pentru orice întrebare referitoare la această Politică de confidențialitate sau la prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta: