Privatlivspolitik

Privatlivspolitik

Hos VismarEssence anser vi det for afgørende at beskytte privatlivets fred og personoplysningerne for vores kunder, potentielle kunder, leverandører, samarbejdspartnere og øvrige professionelle kontakter.

Denne Privatlivspolitik forklarer, hvordan personoplysninger, der gives via vores websted, kontaktformularer, kommerciel kommunikation og professionelle eller kontraktmæssige relationer, indsamles, anvendes, opbevares og beskyttes.

Politikken gælder primært for fysiske personer, der handler i eget navn som professionelle, selvstændige eller erhvervsdrivende, samt for repræsentanter, medarbejdere og kontaktpersoner hos virksomheder og organisationer, som har eller kan få et forretningsforhold til VismarEssence.

1. Dataansvarlig

2. Hvilke personoplysninger vi behandler

Afhængigt af forholdet til VismarEssence kan vi behandle følgende kategorier af oplysninger:

• For- og efternavn.
• Virksomhed, erhvervsaktivitet og stilling.
• Postadresse eller erhvervsadresse.
• E-mailadresse.
• Telefonnummer.
• Oplysninger, der er nødvendige for håndtering af tilbud, ordrer, fakturering og betalinger.
• Oplysninger vedrørende kommercielle forespørgsler, personaliseringsprojekter eller professionelle henvendelser.
• Ordrehistorik og forretningsforhold.
• Tekniske oplysninger, der genereres under brugen af webstedet, når de er nødvendige for dets drift, sikkerhed eller analyse.

VismarEssence vil ikke anmode om personoplysninger, der ikke er passende, relevante og nødvendige i forhold til de formål, som de behandles til.

3. Hvordan vi indhenter oplysningerne

Personoplysninger kan primært indhentes gennem:

• Formularer, der er tilgængelige på vores websted.
• Registrering og administration af professionelle konti.
• Anmodninger om oplysninger eller tilbud.
• Afgivelse og administration af ordrer.
• E-mail, telefon eller andre kanaler til kommerciel kommunikation.
• Messer, arrangementer, møder eller professionelle kontakter.
• Relationer med kunder, leverandører, distributører og samarbejdspartnere.

Når en virksomhed giver oplysninger om sine medarbejdere, repræsentanter eller kontaktpersoner, er virksomheden ansvarlig for, at oplysningerne er videregivet lovligt, og for at informere de pågældende personer, når det er nødvendigt.

4. Formål med behandlingen

Personoplysninger kan behandles til følgende formål:

• Håndtering af forespørgsler og kommercielle anmodninger. Håndtere anmodninger om information, tilbud, produkttilgængelighed, handelsbetingelser eller andre modtagne forespørgsler.
• Administration af professionelle projekter. Analysere og håndtere forespørgsler vedrørende produktion, personalisering, brandudvikling, parfumeri, duftløsninger til rum, emballage, tilbehør eller andre tjenester, der tilbydes af VismarEssence.
• Kunde- og ordreadministration. Behandle ordrer, følge deres klargøring, administrere betalinger, handelsdokumentation, transport, hændelser, returneringer og eftersalgsservice.
• Administrativ, regnskabsmæssig og skattemæssig administration. Udstede fakturaer, administrere ind- og udbetalinger og overholde gældende administrative, skattemæssige, regnskabsmæssige og juridiske forpligtelser.
• Administration af leverandører og samarbejdspartnere. Administrere professionelle og kontraktmæssige relationer med leverandører, distributører, agenter, logistikoperatører og andre samarbejdspartnere.
• Kommunikation vedrørende forretningsforholdet. Kontakte kunder eller professionelle vedrørende ordrer, tilbud, projekter, hændelser, dokumentation eller andre forhold, der er nødvendige for den professionelle relation.
• Kommerciel kommunikation. Informere, når der foreligger et lovligt grundlag, om produkter, tjenester, nyheder, kampagner, kataloger eller professionelt indhold relateret til VismarEssences aktiviteter.
• Sikkerhed og forbedring af tjenesten. Opretholde webstedets sikkerhed, forebygge svigagtig eller uhensigtsmæssig brug og forbedre vores processer og tjenester.

5. Retsgrundlag for behandlingen

Behandlingen af personoplysninger baseres afhængigt af den konkrete situation på et eller flere af følgende retsgrundlag:

• Gennemførelse af foranstaltninger forud for indgåelse af en aftale og opfyldelse af et kontraktforhold, når oplysningerne er nødvendige for at håndtere en forespørgsel, et tilbud, en ordre, en tjeneste eller et forretningsforhold.
• Overholdelse af retlige forpligtelser, navnlig forpligtelser vedrørende skatte-, regnskabs-, handels- eller administrative regler.
• Den registreredes samtykke, når dette er nødvendigt for bestemte former for kommunikation eller specifikke behandlingsaktiviteter.
• Legitim interesse, når dette er nødvendigt for korrekt administration af professionelle relationer, sikring af vores tjenester, forsvar af vores rettigheder eller opretholdelse af visse former for kommunikation inden for et forretningsforhold, altid med respekt for de berørte personers rettigheder og frihedsrettigheder.

6. Kommerciel kommunikation

VismarEssence kan sende kommerciel information om sine produkter, tjenester, nyheder eller professionelle indhold, når modtageren har givet samtykke, eller når et andet retsgrundlag tillader sådan kommunikation i henhold til gældende lovgivning.

Hvis der eksisterer et tidligere kontraktforhold, kan der sendes kommunikation om egne produkter eller tjenester, der ligner dem, som tidligere er købt, når dette er tilladt efter lovgivningen.

Modtageren kan til enhver tid anmode om ikke længere at modtage kommerciel kommunikation ved at benytte den mekanisme, der findes i hver meddelelse, eller ved at kontakte VismarEssence på info@vismaressence.com.

7. Modtagere af oplysningerne

Personoplysninger vil ikke blive solgt eller videregivet til tredjeparter til kommercielle formål, der ikke er relateret til VismarEssence.

Visse oplysninger kan dog blive videregivet eller gjort tilgængelige, når det er nødvendigt for at levere vores tjenester, herunder til:

• Transportvirksomheder og logistikoperatører.
• Finansielle institutioner og udbydere af betalingstjenester.
• Teknologileverandører, webhosting og IT-tjenesteudbydere.
• Udbydere af administrative, regnskabsmæssige, skattemæssige eller juridiske tjenester.
• Leverandører, der er direkte involveret i leveringen af den ønskede tjeneste.
• Offentlige myndigheder, organer eller institutioner, når der foreligger en retlig forpligtelse.

Leverandører, der får adgang til personoplysninger på vegne af VismarEssence, må udelukkende anvende oplysningerne til at levere de aftalte tjenester og i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

8. Internationale overførsler af oplysninger

Når det for levering af visse teknologiske tjenester er nødvendigt at benytte leverandører uden for Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, vil VismarEssence gennemføre de garantier, der kræves efter gældende lovgivning, for at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger.

9. Opbevaring af oplysninger

Personoplysninger opbevares så længe, det er nødvendigt for at opfylde det formål, som de blev indsamlet til, og så længe der består et kommercielt, kontraktmæssigt eller professionelt forhold.

Når forholdet er afsluttet, kan oplysningerne blive behørigt blokeret og opbevaret i de perioder, der er nødvendige for at håndtere eventuelle juridiske, skattemæssige, regnskabsmæssige, kontraktmæssige eller administrative forpligtelser.

Oplysninger, der udelukkende behandles på grundlag af samtykke, kan ophøre med at blive behandlet til det pågældende formål, når den registrerede trækker sit samtykke tilbage, uden at dette påvirker lovligheden af den behandling, der fandt sted før tilbagetrækningen.

10. Informationssikkerhed

VismarEssence anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger med henblik på at beskytte personoplysninger mod tab, ændring, uautoriseret adgang, videregivelse eller ukorrekt behandling.

Foranstaltningerne gennemgås og tilpasses under hensyntagen til arten af de behandlede oplysninger, de eksisterende risici og den teknologiske udvikling.

11. Oplysningernes korrekthed

Brugeren, kunden eller den professionelle kontaktperson garanterer, at de oplysninger, der gives, er korrekte, fuldstændige og ajourførte.

Hvis de afgivne oplysninger ændres, skal dette meddeles VismarEssence, så oplysningerne kan holdes korrekt opdaterede.

12. Den registreredes rettigheder

Den registrerede kan, når det er relevant, udøve følgende rettigheder:

• Indsigt: få oplysninger om, hvilke personoplysninger der behandles.
• Berigtigelse: anmode om rettelse af urigtige eller ufuldstændige oplysninger.
• Sletning: anmode om sletning af oplysninger, når dette er lovligt muligt.
• Indsigelse: gøre indsigelse mod visse former for behandling.
• Begrænsning: anmode om begrænsning af behandlingen i de tilfælde, der er fastsat ved lov.
• Dataportabilitet: modtage personoplysninger i et struktureret format, når dette er relevant.
• Tilbagetrækning af samtykke: til enhver tid trække et tidligere afgivet samtykke tilbage.

For at udøve disse rettigheder kan den registrerede kontakte VismarEssence via e-mail på info@vismaressence.com, angive hvilken rettighed der ønskes udøvet og, hvor det er nødvendigt, give de oplysninger, der kræves for at bekræfte identiteten.

Hvis den registrerede mener, at behandlingen af personoplysninger ikke er i overensstemmelse med gældende regler, kan vedkommende desuden indgive en klage til Det spanske datatilsyn (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Cookies og lignende teknologier

VismarEssences websted kan anvende cookies og lignende teknologier, der er nødvendige for drift, sikkerhed, analyse eller personalisering.

Specifikke oplysninger om de anvendte cookies, deres formål og de tilgængelige muligheder for at administrere dem findes i vores Cookiepolitik.

14. Links og tredjepartstjenester

Vores websted kan indeholde links til sider, platforme eller tjenester, der drives af tredjeparter. VismarEssence kontrollerer ikke disse tredjeparters privatlivspolitikker, og vi anbefaler derfor, at deres vilkår og politikker gennemgås, før der gives personoplysninger.

15. Ændringer af Privatlivspolitikken

VismarEssence kan opdatere denne Privatlivspolitik, når det er nødvendigt for at tilpasse den til juridiske, regulatoriske, tekniske eller organisatoriske ændringer eller ændringer vedrørende vores tjenester.

Den til enhver tid gældende version vil altid være den, der er offentliggjort på vores websted.

16. Kontakt

Hvis du har spørgsmål om denne Privatlivspolitik eller behandlingen af personoplysninger, kan du kontakte os: