Integritetspolicy

Integritetspolicy

På VismarEssence anser vi att det är grundläggande att skydda integriteten och personuppgifterna för våra kunder, potentiella kunder, leverantörer, samarbetspartner och övriga professionella kontakter.

Denna Integritetspolicy beskriver hur personuppgifter som lämnas via vår webbplats, kontaktformulär, kommersiell kommunikation och professionella eller avtalsmässiga relationer samlas in, används, lagras och skyddas.

Policyn gäller främst fysiska personer som agerar i eget namn som yrkesverksamma, egenföretagare eller företagare, samt representanter, anställda och kontaktpersoner hos företag och organisationer som har eller kan komma att ha en affärsrelation med VismarEssence.

1. Personuppgiftsansvarig

2. Vilka personuppgifter vi behandlar

Beroende på relationen med VismarEssence kan vi behandla följande kategorier av uppgifter:

• För- och efternamn.
• Företag, yrkesverksamhet och befattning.
• Postadress eller företagsadress.
• E-postadress.
• Telefonnummer.
• Uppgifter som krävs för hantering av offerter, beställningar, fakturering och betalningar.
• Information som rör kommersiella förfrågningar, personaliseringsprojekt eller professionella konsultationer.
• Beställningshistorik och affärsrelation.
• Teknisk information som genereras vid användning av webbplatsen när den är nödvändig för drift, säkerhet eller analys.

VismarEssence kommer inte att begära personuppgifter som inte är adekvata, relevanta och nödvändiga för de ändamål för vilka de behandlas.

3. Hur vi samlar in uppgifterna

Personuppgifter kan främst samlas in genom:

• Formulär som finns på vår webbplats.
• Registrering och hantering av professionella konton.
• Förfrågningar om information eller offert.
• Placering och hantering av beställningar.
• E-post, telefon eller andra kommersiella kommunikationskanaler.
• Mässor, evenemang, möten eller professionella kontakter.
• Relationer med kunder, leverantörer, distributörer och samarbetspartner.

När ett företag tillhandahåller uppgifter om sina anställda, representanter eller kontaktpersoner ansvarar företaget för att uppgifterna har lämnats på laglig grund och för att informera dessa personer när det krävs.

4. Ändamål med behandlingen

Personuppgifter kan behandlas för följande ändamål:

• Hantering av frågor och kommersiella förfrågningar. Hantera begäran om information, offerter, produkttillgänglighet, affärsvillkor eller andra inkommande frågor.
• Hantering av professionella projekt. Analysera och hantera förfrågningar som rör tillverkning, personalisering, varumärkesutveckling, parfym, doftsättning, förpackningar, tillbehör eller andra tjänster som erbjuds av VismarEssence.
• Kund- och orderhantering. Behandla beställningar, följa upp förberedelser, hantera betalningar, affärsdokumentation, transport, incidenter, returer och eftermarknadsservice.
• Administrativ, redovisnings- och skattehantering. Utfärda fakturor, hantera in- och utbetalningar och uppfylla tillämpliga administrativa, skattemässiga, redovisningsmässiga och rättsliga skyldigheter.
• Hantering av leverantörer och samarbetspartner. Administrera professionella och avtalsmässiga relationer med leverantörer, distributörer, agenter, logistikoperatörer och andra samarbetspartner.
• Kommunikation kopplad till affärsrelationen. Kontakta kunder eller yrkesverksamma om beställningar, offerter, projekt, incidenter, dokumentation eller andra frågor som är nödvändiga för den professionella relationen.
• Kommersiell kommunikation. Informera, när det finns en rättslig grund, om produkter, tjänster, nyheter, kampanjer, kataloger eller professionellt innehåll som rör VismarEssences verksamhet.
• Säkerhet och förbättring av tjänsten. Upprätthålla webbplatsens säkerhet, förebygga bedräglig eller otillbörlig användning och förbättra våra processer och tjänster.

5. Rättslig grund för behandlingen

Behandlingen av personuppgifter grundas, beroende på omständigheterna, på en eller flera av följande rättsliga grunder:

• Åtgärder innan avtal ingås och fullgörande av avtalsförhållande, när uppgifterna krävs för att hantera en förfrågan, offert, beställning, tjänst eller affärsrelation.
• Fullgörande av rättsliga skyldigheter, särskilt sådana som rör skatte-, redovisnings-, handels- eller förvaltningsrättsliga regler.
• Den registrerades samtycke, när detta krävs för vissa kommunikationer eller specifika behandlingar.
• Berättigat intresse, när det är nödvändigt för att på ett korrekt sätt hantera professionella relationer, säkerställa våra tjänsters säkerhet, försvara våra rättigheter eller upprätthålla viss kommunikation inom en affärsrelation, alltid med respekt för de berörda personernas rättigheter och friheter.

6. Kommersiell kommunikation

VismarEssence får skicka kommersiell information om sina produkter, tjänster, nyheter eller professionella innehåll när mottagaren har lämnat samtycke eller när annan rättslig grund tillåter sådan kommunikation enligt tillämplig lagstiftning.

Om det finns ett tidigare avtalsförhållande kan kommunikation skickas om egna produkter eller tjänster som liknar dem som tidigare har köpts, när detta är tillåtet enligt lag.

Mottagaren kan när som helst begära att sluta ta emot kommersiell kommunikation genom den mekanism som anges i varje meddelande eller genom att kontakta VismarEssence på info@vismaressence.com.

7. Mottagare av uppgifterna

Personuppgifter kommer inte att säljas eller lämnas ut till tredje part för kommersiella ändamål som inte är kopplade till VismarEssence.

Vissa uppgifter kan dock lämnas ut eller göras tillgängliga när det krävs för att tillhandahålla våra tjänster, bland annat till:

• Transportföretag och logistikoperatörer.
• Finansinstitut och leverantörer av betaltjänster.
• Teknikleverantörer, webbhotell och IT-tjänsteleverantörer.
• Administrativa, redovisnings-, skatte- eller juridiska tjänsteleverantörer.
• Leverantörer som är direkt involverade i att tillhandahålla den efterfrågade tjänsten.
• Myndigheter, offentliga organ eller andra institutioner när det finns en rättslig skyldighet.

Leverantörer som får tillgång till personuppgifter för VismarEssences räkning får endast använda uppgifterna för att tillhandahålla de avtalade tjänsterna och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

8. Internationella överföringar av uppgifter

När det för vissa tekniska tjänster är nödvändigt att anlita leverantörer utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet kommer VismarEssence att tillämpa de skyddsåtgärder som krävs enligt tillämplig lagstiftning för att säkerställa en adekvat skyddsnivå för personuppgifter.

9. Lagring av uppgifter

Personuppgifter sparas så länge det är nödvändigt för att uppfylla det ändamål för vilket de samlades in och så länge en kommersiell, avtalsmässig eller professionell relation består.

När relationen har upphört kan uppgifterna blockeras på lämpligt sätt och sparas under de perioder som krävs för att hantera eventuellt rättsligt, skattemässigt, redovisningsmässigt, avtalsmässigt eller administrativt ansvar.

Uppgifter som behandlas uteslutande med stöd av samtycke kan upphöra att behandlas för det aktuella ändamålet när den registrerade återkallar sitt samtycke, utan att detta påverkar lagligheten av den behandling som skett före återkallelsen.

10. Informationssäkerhet

VismarEssence tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot förlust, ändring, obehörig åtkomst, utlämnande eller felaktig behandling.

Åtgärderna ses över och anpassas med hänsyn till de behandlade uppgifternas art, befintliga risker och den tekniska utvecklingen.

11. Uppgifternas riktighet

Användaren, kunden eller den professionella kontaktpersonen garanterar att de uppgifter som lämnas är korrekta, fullständiga och aktuella.

Om de lämnade uppgifterna ändras ska detta meddelas VismarEssence så att uppgifterna kan hållas korrekt uppdaterade.

12. Den registrerades rättigheter

Den registrerade kan, när det är tillämpligt, utöva följande rättigheter:

• Tillgång: få veta vilka personuppgifter som behandlas.
• Rättelse: begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter.
• Radering: begära att uppgifter raderas när detta är tillåtet enligt lag.
• Invändning: invända mot viss behandling.
• Begränsning: begära begränsning av behandlingen i de fall som anges i lag.
• Dataportabilitet: få personuppgifter i ett strukturerat format när detta är tillämpligt.
• Återkallelse av samtycke: när som helst återkalla ett tidigare lämnat samtycke.

För att utöva dessa rättigheter kan den registrerade kontakta VismarEssence via e-post på info@vismaressence.com, ange vilken rättighet som önskas utövas och lämna den information som krävs för att styrka identiteten när detta är nödvändigt.

Om den registrerade anser att behandlingen av personuppgifter inte följer tillämplig lagstiftning kan en anmälan även lämnas till Spanska dataskyddsmyndigheten (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Cookies och liknande tekniker

VismarEssences webbplats kan använda cookies och liknande tekniker som är nödvändiga för drift, säkerhet, analys eller personalisering.

Specifik information om vilka cookies som används, deras syften och tillgängliga hanteringsalternativ finns i vår Cookiepolicy.

14. Länkar och tjänster från tredje part

Vår webbplats kan innehålla länkar till sidor, plattformar eller tjänster som drivs av tredje part. VismarEssence kontrollerar inte dessa tredje parters integritetspolicyer och vi rekommenderar därför att deras villkor och policyer granskas innan personuppgifter lämnas.

15. Ändringar av Integritetspolicyn

VismarEssence kan uppdatera denna Integritetspolicy när det är nödvändigt för att anpassa den till rättsliga, regulatoriska, tekniska eller organisatoriska förändringar eller förändringar som rör våra tjänster.

Den version som gäller är alltid den som publiceras på vår webbplats.

16. Kontakt

För frågor om denna Integritetspolicy eller behandlingen av personuppgifter kan du kontakta oss: