Personvern

Personvernerklæring

Hos VismarEssence mener vi det er avgjørende å beskytte personvernet og personopplysningene til våre kunder, potensielle kunder, leverandører, samarbeidspartnere og øvrige profesjonelle kontakter.

Denne Personvernerklæringen forklarer hvordan personopplysninger som oppgis via nettstedet vårt, kontaktskjemaer, kommersiell kommunikasjon og profesjonelle eller kontraktsmessige relasjoner samles inn, brukes, lagres og beskyttes.

Erklæringen gjelder hovedsakelig fysiske personer som handler i eget navn som profesjonelle, selvstendig næringsdrivende eller næringsdrivende, samt representanter, ansatte og kontaktpersoner i selskaper og organisasjoner som har eller kan få et forretningsforhold til VismarEssence.

1. Behandlingsansvarlig

2. Hvilke personopplysninger vi behandler

Avhengig av forholdet til VismarEssence kan vi behandle følgende kategorier av opplysninger:

• For- og etternavn.
• Selskap, yrkesaktivitet og stilling.
• Postadresse eller forretningsadresse.
• E-postadresse.
• Telefonnummer.
• Opplysninger som er nødvendige for håndtering av tilbud, bestillinger, fakturering og betalinger.
• Informasjon knyttet til kommersielle forespørsler, personaliseringsprosjekter eller faglige henvendelser.
• Bestillingshistorikk og forretningsforhold.
• Teknisk informasjon som genereres ved bruk av nettstedet, når dette er nødvendig for drift, sikkerhet eller analyse.

VismarEssence vil ikke be om personopplysninger som ikke er tilstrekkelige, relevante og nødvendige for formålene de behandles for.

3. Hvordan vi innhenter opplysningene

Personopplysninger kan hovedsakelig innhentes gjennom:

• Skjemaer som er tilgjengelige på nettstedet vårt.
• Registrering og administrasjon av profesjonelle kontoer.
• Forespørsler om informasjon eller tilbud.
• Plassering og administrasjon av bestillinger.
• E-post, telefon eller andre kanaler for kommersiell kommunikasjon.
• Messer, arrangementer, møter eller profesjonelle kontakter.
• Relasjoner med kunder, leverandører, distributører og samarbeidspartnere.

Når et selskap gir opplysninger om sine ansatte, representanter eller kontaktpersoner, er selskapet ansvarlig for at opplysningene er formidlet på lovlig grunnlag og for å informere de aktuelle personene når dette er nødvendig.

4. Formål med behandlingen

Personopplysninger kan behandles for følgende formål:

• Håndtering av henvendelser og kommersielle forespørsler. Behandle forespørsler om informasjon, tilbud, produkttilgjengelighet, kommersielle vilkår eller andre mottatte henvendelser.
• Håndtering av profesjonelle prosjekter. Analysere og administrere forespørsler knyttet til produksjon, personalisering, merkevareutvikling, parfymeri, romduft, emballasje, tilbehør eller andre tjenester som tilbys av VismarEssence.
• Kunde- og ordreadministrasjon. Behandle bestillinger, følge opp klargjøring, administrere betalinger, kommersiell dokumentasjon, transport, hendelser, returer og kundeservice etter salg.
• Administrativ, regnskapsmessig og skattemessig administrasjon. Utstede fakturaer, administrere inn- og utbetalinger og overholde gjeldende administrative, skattemessige, regnskapsmessige og juridiske forpliktelser.
• Administrasjon av leverandører og samarbeidspartnere. Administrere profesjonelle og kontraktsmessige relasjoner med leverandører, distributører, agenter, logistikkoperatører og andre samarbeidspartnere.
• Kommunikasjon knyttet til forretningsforholdet. Kontakte kunder eller profesjonelle om bestillinger, tilbud, prosjekter, hendelser, dokumentasjon eller andre forhold som er nødvendige for det profesjonelle forholdet.
• Kommersiell kommunikasjon. Informere, når det finnes et rettslig grunnlag, om produkter, tjenester, nyheter, kampanjer, kataloger eller faglig innhold relatert til VismarEssences virksomhet.
• Sikkerhet og forbedring av tjenesten. Opprettholde sikkerheten på nettstedet, forhindre svindel eller misbruk og forbedre våre prosesser og tjenester.

5. Rettslig grunnlag for behandlingen

Behandlingen av personopplysninger vil, avhengig av situasjonen, bygge på ett eller flere av følgende rettslige grunnlag:

• Gjennomføring av tiltak før avtaleinngåelse og oppfyllelse av et kontraktsforhold, når opplysningene er nødvendige for å håndtere en forespørsel, et tilbud, en bestilling, en tjeneste eller et forretningsforhold.
• Oppfyllelse av rettslige forpliktelser, særlig forpliktelser knyttet til skatte-, regnskaps-, handels- eller administrative regler.
• Samtykke fra den registrerte, når dette er nødvendig for bestemte typer kommunikasjon eller særskilt behandling.
• Berettiget interesse, når dette er nødvendig for å administrere profesjonelle relasjoner på en hensiktsmessig måte, sikre våre tjenester, forsvare våre rettigheter eller opprettholde bestemte former for kommunikasjon innen et forretningsforhold, alltid med respekt for de berørte personenes rettigheter og friheter.

6. Kommersiell kommunikasjon

VismarEssence kan sende kommersiell informasjon om sine produkter, tjenester, nyheter eller faglige innhold når mottakeren har gitt samtykke, eller når et annet rettslig grunnlag tillater slik kommunikasjon i henhold til gjeldende regelverk.

Dersom det finnes et tidligere kontraktsforhold, kan det sendes kommunikasjon om egne produkter eller tjenester som ligner på dem som tidligere er kjøpt, når dette er tillatt etter loven.

Mottakeren kan når som helst be om å ikke lenger motta kommersiell kommunikasjon ved å bruke mekanismen som er tilgjengelig i hver melding, eller ved å kontakte VismarEssence på info@vismaressence.com.

7. Mottakere av opplysningene

Personopplysninger vil ikke bli solgt eller utlevert til tredjeparter for kommersielle formål som ikke er knyttet til VismarEssence.

Enkelte opplysninger kan imidlertid bli utlevert eller gjort tilgjengelige når dette er nødvendig for å levere våre tjenester, blant annet til:

• Transportselskaper og logistikkoperatører.
• Finansinstitusjoner og leverandører av betalingstjenester.
• Teknologileverandører, webhotell og IT-tjenesteleverandører.
• Leverandører av administrative, regnskapsmessige, skattemessige eller juridiske tjenester.
• Leverandører som er direkte involvert i leveringen av den etterspurte tjenesten.
• Offentlige myndigheter, organer eller institusjoner når det foreligger en rettslig forpliktelse.

Leverandører som får tilgang til personopplysninger på vegne av VismarEssence, skal kun bruke dem for å levere avtalte tjenester og i samsvar med gjeldende personvernregelverk.

8. Internasjonale overføringer av personopplysninger

Når det for levering av visse teknologitjenester er nødvendig å benytte leverandører utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, vil VismarEssence iverksette de garantiene som kreves etter gjeldende regelverk for å sikre et tilstrekkelig beskyttelsesnivå for personopplysninger.

9. Lagring av opplysninger

Personopplysninger vil bli lagret så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet de ble innhentet for, og så lenge det eksisterer et kommersielt, kontraktsmessig eller profesjonelt forhold.

Når forholdet er avsluttet, kan opplysningene blokkeres på en hensiktsmessig måte og lagres i de periodene som er nødvendige for å håndtere mulig juridisk, skattemessig, regnskapsmessig, kontraktsmessig eller administrativt ansvar.

Opplysninger som behandles utelukkende på grunnlag av samtykke, kan opphøre å bli behandlet for dette formålet når den registrerte trekker tilbake samtykket, uten at dette påvirker lovligheten av behandlingen som ble utført før tilbaketrekkingen.

10. Informasjonssikkerhet

VismarEssence bruker tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysninger mot tap, endring, uautorisert tilgang, offentliggjøring eller uriktig behandling.

Tiltakene gjennomgås og tilpasses under hensyn til arten av informasjonen som behandles, eksisterende risiko og den teknologiske utviklingen.

11. Opplysningenes riktighet

Brukeren, kunden eller den profesjonelle kontaktpersonen garanterer at opplysningene som oppgis, er korrekte, fullstendige og oppdaterte.

Endringer i de oppgitte opplysningene skal meldes til VismarEssence slik at de kan holdes korrekt oppdatert.

12. Den registrertes rettigheter

Den registrerte kan, når det er relevant, utøve følgende rettigheter:

• Innsyn: få vite hvilke personopplysninger som behandles.
• Retting: be om korrigering av uriktige eller ufullstendige opplysninger.
• Sletting: be om sletting av opplysninger når dette følger av loven.
• Innsigelse: protestere mot visse former for behandling.
• Begrensning: be om begrensning av behandlingen i tilfeller fastsatt ved lov.
• Dataportabilitet: motta personopplysninger i et strukturert format når dette er aktuelt.
• Tilbaketrekking av samtykke: når som helst trekke tilbake et tidligere gitt samtykke.

For å utøve disse rettighetene kan den registrerte kontakte VismarEssence via e-post på info@vismaressence.com, oppgi hvilken rettighet som ønskes utøvd og gi informasjon som er nødvendig for å bekrefte identiteten når dette er relevant.

Hvis den registrerte mener at behandlingen av personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende regelverk, kan vedkommende også klage til Det spanske datatilsynet (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Informasjonskapsler og lignende teknologier

VismarEssences nettsted kan bruke informasjonskapsler og lignende teknologier som er nødvendige for drift, sikkerhet, analyse eller personalisering.

Nærmere informasjon om hvilke informasjonskapsler som brukes, formålene med dem og tilgjengelige alternativer for å administrere dem finnes i vår policy for informasjonskapsler.

14. Lenker og tjenester fra tredjeparter

Nettstedet vårt kan inneholde lenker til sider, plattformer eller tjenester som drives av tredjeparter. VismarEssence kontrollerer ikke disse tredjepartenes personvernregler, og vi anbefaler derfor at deres vilkår og retningslinjer gjennomgås før personopplysninger oppgis.

15. Endringer i Personvernerklæringen

VismarEssence kan oppdatere denne Personvernerklæringen når det er nødvendig for å tilpasse den til juridiske, regulatoriske, tekniske eller organisatoriske endringer eller endringer knyttet til våre tjenester.

Den til enhver tid gjeldende versjonen vil være den som er publisert på nettstedet vårt.

16. Kontakt

Ved spørsmål om denne Personvernerklæringen eller behandlingen av personopplysninger kan du kontakte oss: