Polityka prywatności

Polityka prywatności

W VismarEssence uznajemy ochronę prywatności i danych osobowych naszych klientów, potencjalnych klientów, dostawców, współpracowników oraz pozostałych kontaktów biznesowych za kwestię zasadniczą.

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób gromadzimy, wykorzystujemy, przechowujemy i chronimy dane osobowe przekazywane za pośrednictwem naszej strony internetowej, formularzy kontaktowych, komunikacji handlowej oraz relacji zawodowych lub umownych.

Niniejsza polityka ma zastosowanie przede wszystkim do osób fizycznych działających we własnym imieniu jako profesjonaliści, osoby samozatrudnione lub przedsiębiorcy, a także do przedstawicieli, pracowników i osób kontaktowych przedsiębiorstw i organizacji, które utrzymują lub mogą utrzymywać relacje handlowe z VismarEssence.

1. Administrator danych

2. Jakie dane osobowe przetwarzamy

W zależności od relacji z VismarEssence możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• Imię i nazwisko.
• Firma, działalność zawodowa i stanowisko.
• Adres pocztowy lub służbowy.
• Adres e-mail.
• Numer telefonu.
• Dane niezbędne do zarządzania ofertami, zamówieniami, fakturowaniem i płatnościami.
• Informacje związane z zapytaniami handlowymi, projektami personalizacji lub konsultacjami zawodowymi.
• Historia zamówień i relacja handlowa.
• Informacje techniczne generowane podczas korzystania ze strony internetowej, gdy są niezbędne do jej działania, bezpieczeństwa lub analizy.

VismarEssence nie będzie żądać danych osobowych, które nie są adekwatne, właściwe i niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

3. Jak pozyskujemy dane

Dane osobowe mogą być pozyskiwane przede wszystkim za pośrednictwem:

• Formularzy dostępnych na naszej stronie internetowej.
• Rejestracji i zarządzania kontami profesjonalnymi.
• Zapytań o informacje lub oferty.
• Składania i obsługi zamówień.
• Poczty elektronicznej, telefonu lub innych kanałów komunikacji handlowej.
• Targów, wydarzeń, spotkań lub kontaktów zawodowych.
• Relacji z klientami, dostawcami, dystrybutorami i współpracownikami.

Jeżeli przedsiębiorstwo przekazuje dane swoich pracowników, przedstawicieli lub osób kontaktowych, odpowiada za to, aby dane te zostały przekazane zgodnie z prawem oraz aby osoby te zostały poinformowane, gdy jest to konieczne.

4. Cele przetwarzania

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

• Obsługa zapytań i wniosków handlowych. Zarządzanie prośbami o informacje, ofertami, dostępnością produktów, warunkami handlowymi lub innymi otrzymanymi zapytaniami.
• Zarządzanie projektami profesjonalnymi. Analiza i obsługa zapytań związanych z produkcją, personalizacją, rozwojem marki, perfumerią, aromatyzacją wnętrz, opakowaniami, akcesoriami lub innymi usługami oferowanymi przez VismarEssence.
• Zarządzanie klientami i zamówieniami. Obsługa zamówień, kontrola ich przygotowania, zarządzanie płatnościami, dokumentacją handlową, transportem, incydentami, zwrotami i obsługą posprzedażową.
• Zarządzanie administracyjne, księgowe i podatkowe. Wystawianie faktur, zarządzanie należnościami i płatnościami oraz realizacja obowiązujących obowiązków administracyjnych, podatkowych, księgowych i prawnych.
• Zarządzanie dostawcami i współpracownikami. Zarządzanie relacjami zawodowymi i umownymi z dostawcami, dystrybutorami, agentami, operatorami logistycznymi i innymi współpracownikami.
• Komunikacja związana z relacją handlową. Kontaktowanie się z klientami lub profesjonalistami w sprawach zamówień, ofert, projektów, incydentów, dokumentacji lub innych kwestii niezbędnych do realizacji relacji zawodowej.
• Komunikacja handlowa. Informowanie, gdy istnieje odpowiednia podstawa prawna, o produktach, usługach, nowościach, promocjach, katalogach lub treściach profesjonalnych związanych z działalnością VismarEssence.
• Bezpieczeństwo i poprawa usług. Utrzymanie bezpieczeństwa strony internetowej, zapobieganie oszustwom lub niewłaściwemu wykorzystaniu oraz doskonalenie naszych procesów i usług.

5. Podstawa prawna przetwarzania

W zależności od przypadku przetwarzanie danych osobowych będzie opierać się na jednej z następujących podstaw prawnych:

• Podjęcie działań przed zawarciem umowy i wykonanie stosunku umownego, gdy dane są niezbędne do obsługi zapytania, oferty, zamówienia, usługi lub relacji handlowej.
• Wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, księgowych, handlowych lub administracyjnych.
• Zgoda osoby, której dane dotyczą, gdy jest wymagana do określonych komunikatów lub konkretnych operacji przetwarzania.
• Prawnie uzasadniony interes, gdy jest to konieczne do prawidłowego zarządzania relacjami zawodowymi, zapewnienia bezpieczeństwa naszych usług, ochrony naszych praw lub prowadzenia określonej komunikacji w ramach relacji biznesowej, z poszanowaniem praw i wolności osób, których dane dotyczą.

6. Komunikacja handlowa

VismarEssence może przesyłać informacje handlowe dotyczące swoich produktów, usług, nowości lub treści profesjonalnych, jeżeli odbiorca wyraził zgodę lub istnieje inna podstawa prawna pozwalająca na taką komunikację zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jeżeli istnieje wcześniejszy stosunek umowny, mogą być przesyłane informacje dotyczące własnych produktów lub usług podobnych do wcześniej zamówionych, o ile przepisy na to pozwalają.

Odbiorca może w dowolnym momencie zażądać zaprzestania otrzymywania komunikacji handlowej, korzystając z mechanizmu udostępnionego w każdej wiadomości lub kontaktując się z VismarEssence pod adresem info@vismaressence.com.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe nie będą sprzedawane ani przekazywane osobom trzecim do celów handlowych niezwiązanych z VismarEssence.

Niektóre dane mogą jednak zostać przekazane lub udostępnione, jeżeli jest to niezbędne do świadczenia naszych usług, między innymi:

• Firmom transportowym i operatorom logistycznym.
• Instytucjom finansowym i dostawcom usług płatniczych.
• Dostawcom technologii, hostingu internetowego i usług informatycznych.
• Dostawcom usług administracyjnych, księgowych, podatkowych lub prawnych.
• Dostawcom bezpośrednio zaangażowanym w świadczenie zamówionej usługi.
• Organom administracji publicznej, władzom lub instytucjom, gdy istnieje taki obowiązek prawny.

Dostawcy mający dostęp do danych osobowych w imieniu VismarEssence mogą wykorzystywać je wyłącznie do świadczenia zakontraktowanych usług i zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych.

8. Międzynarodowe przekazywanie danych

Jeżeli świadczenie określonych usług technologicznych wymaga korzystania z dostawców zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, VismarEssence zastosuje zabezpieczenia wymagane przez obowiązujące przepisy w celu zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.

9. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały pozyskane, oraz przez czas trwania relacji handlowej, umownej lub zawodowej.

Po zakończeniu tej relacji dane mogą zostać odpowiednio zablokowane i przechowywane przez okresy niezbędne do dochodzenia lub obrony przed ewentualną odpowiedzialnością prawną, podatkową, księgową, umowną lub administracyjną.

Dane przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody mogą przestać być przetwarzane w tym celu po wycofaniu zgody przez osobę, której dane dotyczą, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

10. Bezpieczeństwo informacji

VismarEssence stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed utratą, zmianą, nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem lub niewłaściwym przetwarzaniem.

Środki te są przeglądane i dostosowywane z uwzględnieniem charakteru przetwarzanych informacji, istniejących zagrożeń oraz rozwoju technologii.

11. Prawidłowość danych

Użytkownik, klient lub kontakt zawodowy gwarantuje, że przekazane dane są prawidłowe, kompletne i aktualne.

W przypadku zmiany przekazanych danych należy poinformować o tym VismarEssence, aby mogły być one prawidłowo aktualizowane.

12. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane dotyczą, mogą w stosownych przypadkach korzystać z następujących praw:

• Dostęp: uzyskanie informacji o tym, jakie dane osobowe są przetwarzane.
• Sprostowanie: żądanie zmiany nieprawidłowych lub niekompletnych danych.
• Usunięcie: żądanie usunięcia danych, gdy jest to prawnie dopuszczalne.
• Sprzeciw: sprzeciw wobec określonych operacji przetwarzania.
• Ograniczenie: żądanie ograniczenia przetwarzania w przypadkach przewidzianych prawem.
• Przenoszenie danych: otrzymanie danych osobowych w ustrukturyzowanym formacie, gdy ma to zastosowanie.
• Wycofanie zgody: wycofanie w dowolnym momencie wcześniej udzielonej zgody.

W celu skorzystania z tych praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z VismarEssence za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem info@vismaressence.com, wskazując prawo, z którego chce skorzystać, oraz podając informacje niezbędne do potwierdzenia tożsamości, gdy jest to wymagane.

Ponadto, jeżeli osoba uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych nie jest zgodne z obowiązującymi przepisami, może złożyć skargę do Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Pliki cookie i podobne technologie

Strona internetowa VismarEssence może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie niezbędne do jej działania, bezpieczeństwa, analizy lub personalizacji.

Szczegółowe informacje dotyczące stosowanych plików cookie, ich celu oraz dostępnych możliwości zarządzania nimi znajdują się w naszej Polityce plików cookie.

14. Linki i usługi stron trzecich

Nasza strona internetowa może zawierać linki do stron, platform lub usług zarządzanych przez podmioty trzecie. VismarEssence nie kontroluje polityk prywatności tych podmiotów, dlatego zalecamy zapoznanie się z ich warunkami i politykami przed przekazaniem danych osobowych.

15. Zmiany Polityki prywatności

VismarEssence może aktualizować niniejszą Politykę prywatności, gdy będzie to konieczne w celu dostosowania jej do zmian prawnych, regulacyjnych, technicznych, organizacyjnych lub dotyczących naszych usług.

Obowiązującą wersją jest zawsze wersja opublikowana na naszej stronie internetowej.

16. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej Polityki prywatności lub przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z nami: