Politique de confidentialité

Politique de confidentialité

Chez VismarEssence, nous considérons comme essentiel de protéger la vie privée et les données à caractère personnel de nos clients, clients potentiels, fournisseurs, partenaires et autres contacts professionnels.

La présente Politique de confidentialité explique comment sont collectées, utilisées, conservées et protégées les données à caractère personnel fournies par l'intermédiaire de notre site web, de nos formulaires de contact, de nos communications commerciales et de nos relations professionnelles ou contractuelles.

Cette politique s'applique principalement aux personnes physiques agissant en leur nom propre en qualité de professionnels, travailleurs indépendants ou entrepreneurs, ainsi qu'aux représentants, salariés et personnes de contact des entreprises et organisations qui entretiennent ou peuvent entretenir une relation commerciale avec VismarEssence.

1. Responsable du traitement

2. Données à caractère personnel que nous traitons

En fonction de la relation entretenue avec VismarEssence, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Nom et prénom.
• Entreprise, activité professionnelle et fonction.
• Adresse postale ou professionnelle.
• Adresse électronique.
• Numéro de téléphone.
• Données nécessaires à la gestion des devis, commandes, factures et paiements.
• Informations relatives aux demandes commerciales, projets de personnalisation ou consultations professionnelles.
• Historique des commandes et relation commerciale.
• Informations techniques générées lors de l'utilisation du site web, lorsqu'elles sont nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité ou à son analyse.

VismarEssence ne demandera pas de données à caractère personnel qui ne soient pas adéquates, pertinentes et nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

3. Comment nous obtenons les données

Les données à caractère personnel peuvent être obtenues principalement par l'intermédiaire de :

• Formulaires disponibles sur notre site web.
• Inscription et gestion des comptes professionnels.
• Demandes d'information ou de devis.
• Passation et gestion des commandes.
• Courrier électronique, téléphone ou autres canaux de communication commerciale.
• Salons, événements, réunions ou contacts professionnels.
• Relations avec les clients, fournisseurs, distributeurs et partenaires.

Lorsqu'une entreprise nous communique des données relatives à ses salariés, représentants ou personnes de contact, elle est responsable de s'assurer que ces données ont été communiquées légalement et de les en informer lorsque cela est nécessaire.

4. Finalités du traitement

Les données à caractère personnel peuvent être traitées aux fins suivantes :

• Traitement des demandes et sollicitations commerciales. Gérer les demandes d'information, devis, disponibilité des produits, conditions commerciales ou toute autre demande reçue.
• Gestion de projets professionnels. Analyser et gérer les demandes relatives à la fabrication, la personnalisation, le développement de marque, la parfumerie, l'ambiance olfactive, les emballages, les accessoires ou d'autres services proposés par VismarEssence.
• Gestion des clients et des commandes. Traiter les commandes, suivre leur préparation, gérer les paiements, la documentation commerciale, le transport, les incidents, les retours et le service après-vente.
• Gestion administrative, comptable et fiscale. Émettre des factures, gérer les encaissements et paiements et respecter les obligations administratives, fiscales, comptables et légales applicables.
• Gestion des fournisseurs et partenaires. Gérer les relations professionnelles et contractuelles avec les fournisseurs, distributeurs, agents, opérateurs logistiques et autres partenaires.
• Communications liées à la relation commerciale. Contacter les clients ou professionnels au sujet des commandes, devis, projets, incidents, documents ou de toute question nécessaire au développement de la relation professionnelle.
• Communications commerciales. Informer, lorsqu'une base juridique le permet, sur les produits, services, nouveautés, promotions, catalogues ou contenus professionnels liés à l'activité de VismarEssence.
• Sécurité et amélioration du service. Maintenir la sécurité du site web, prévenir les utilisations frauduleuses ou abusives et améliorer nos processus et services.

5. Base juridique du traitement

Selon les cas, le traitement des données à caractère personnel repose sur l'une des bases juridiques suivantes :

• Mise en œuvre de mesures précontractuelles et exécution d'une relation contractuelle, lorsque les données sont nécessaires pour gérer une demande, un devis, une commande, un service ou une relation commerciale.
• Respect d'obligations légales, notamment celles liées à la réglementation fiscale, comptable, commerciale ou administrative.
• Consentement de la personne concernée, lorsqu'il est nécessaire pour certaines communications ou certains traitements spécifiques.
• Intérêt légitime, lorsqu'il est nécessaire pour gérer correctement les relations professionnelles, assurer la sécurité de nos services, défendre nos droits ou maintenir certaines communications dans le cadre d'une relation commerciale, toujours dans le respect des droits et libertés des personnes concernées.

6. Communications commerciales

VismarEssence peut envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, services, nouveautés ou contenus professionnels lorsque le destinataire a donné son consentement ou lorsqu'une autre base juridique autorise ces communications conformément à la réglementation applicable.

Lorsqu'une relation contractuelle préalable existe, des communications concernant des produits ou services propres similaires à ceux précédemment souscrits peuvent être envoyées lorsque la législation l'autorise.

Le destinataire peut à tout moment demander à ne plus recevoir de communications commerciales en utilisant le mécanisme prévu dans chaque communication ou en contactant VismarEssence à l'adresse info@vismaressence.com.

7. Destinataires des données

Les données à caractère personnel ne seront ni vendues ni cédées à des tiers à des fins commerciales étrangères à VismarEssence.

Toutefois, certaines données peuvent être communiquées ou rendues accessibles lorsque cela est nécessaire à la prestation de nos services, notamment à :

• Entreprises de transport et opérateurs logistiques.
• Établissements financiers et prestataires de services de paiement.
• Prestataires technologiques, d'hébergement web et de services informatiques.
• Prestataires de services administratifs, comptables, fiscaux ou juridiques.
• Fournisseurs intervenant directement dans la prestation du service demandé.
• Administrations publiques, autorités ou organismes lorsqu'une obligation légale l'impose.

Les prestataires qui accèdent à des données à caractère personnel pour le compte de VismarEssence doivent les utiliser exclusivement pour fournir les services contractés et conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données.

8. Transferts internationaux de données

Lorsque la fourniture de certains services technologiques nécessite le recours à des prestataires situés en dehors de l'Espace économique européen, VismarEssence mettra en place les garanties exigées par la réglementation applicable afin d'assurer un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel.

9. Conservation des données

Les données à caractère personnel seront conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle elles ont été collectées et tant qu'une relation commerciale, contractuelle ou professionnelle existe.

Une fois cette relation terminée, les données pourront être dûment bloquées et conservées pendant les délais nécessaires pour faire face à d'éventuelles responsabilités légales, fiscales, comptables, contractuelles ou administratives.

Les données traitées exclusivement sur la base du consentement pourront cesser d'être traitées à cette fin lorsque la personne concernée retire son consentement, sans que cela n'affecte la licéité du traitement effectué auparavant.

10. Sécurité de l'information

VismarEssence met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les données à caractère personnel contre la perte, l'altération, l'accès non autorisé, la divulgation ou tout traitement inapproprié.

Ces mesures sont révisées et adaptées en fonction de la nature des informations traitées, des risques existants et de l'évolution technologique.

11. Exactitude des données

L'utilisateur, le client ou le contact professionnel garantit que les données fournies sont exactes, complètes et à jour.

Toute modification des données fournies doit être communiquée à VismarEssence afin qu'elles puissent être correctement tenues à jour.

12. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées peuvent exercer, lorsqu'ils sont applicables, les droits suivants :

• Accès : savoir quelles données à caractère personnel font l'objet d'un traitement.
• Rectification : demander la modification de données inexactes ou incomplètes.
• Effacement : demander la suppression de leurs données lorsque la loi le permet.
• Opposition : s'opposer à certains traitements.
• Limitation : demander la limitation du traitement dans les cas prévus par la loi.
• Portabilité : recevoir les données à caractère personnel dans un format structuré lorsque cela est applicable.
• Retrait du consentement : retirer à tout moment un consentement précédemment accordé.

Pour exercer ces droits, la personne concernée peut contacter VismarEssence par courrier électronique à info@vismaressence.com, en indiquant le droit qu'elle souhaite exercer et en fournissant les informations nécessaires pour justifier de son identité lorsque cela est approprié.

Par ailleurs, si elle estime que le traitement de ses données à caractère personnel n'est pas conforme à la réglementation applicable, elle peut déposer une réclamation auprès de l'Agence espagnole de protection des données (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Cookies et technologies similaires

Le site web de VismarEssence peut utiliser des cookies et des technologies similaires nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité, à son analyse ou à sa personnalisation.

Les informations spécifiques sur les cookies utilisés, leur finalité et les options disponibles pour les gérer peuvent être consultées dans notre Politique relative aux cookies.

14. Liens et services de tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des pages, plateformes ou services gérés par des tiers. VismarEssence ne contrôle pas les politiques de confidentialité de ces tiers ; nous vous recommandons donc de consulter leurs conditions et politiques avant de fournir des informations personnelles.

15. Modifications de la Politique de confidentialité

VismarEssence peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité lorsqu'il est nécessaire de l'adapter à des changements juridiques, réglementaires, techniques, organisationnels ou liés à nos services.

La version en vigueur sera à tout moment celle publiée sur notre site web.

16. Contact

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou au traitement des données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter :