Tietosuojakäytäntö

Tietosuojakäytäntö

VismarEssence pitää asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme, toimittajiemme, yhteistyökumppaneidemme ja muiden ammatillisten yhteyshenkilöidemme yksityisyyden ja henkilötietojen suojaamista olennaisen tärkeänä.

Tässä Tietosuojakäytännössä selitetään, miten verkkosivustomme, yhteydenottolomakkeiden, kaupallisen viestinnän sekä ammatillisten tai sopimussuhteiden kautta annettuja henkilötietoja kerätään, käytetään, säilytetään ja suojataan.

Tätä käytäntöä sovelletaan ensisijaisesti luonnollisiin henkilöihin, jotka toimivat omissa nimissään ammatinharjoittajina, itsenäisinä yrittäjinä tai yritysten omistajina, sekä yritysten ja organisaatioiden edustajiin, työntekijöihin ja yhteyshenkilöihin, joilla on tai voi olla liikesuhde VismarEssenceen.

1. Rekisterinpitäjä

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

VismarEssenceen liittyvän suhteen mukaan voimme käsitellä seuraavia henkilötietoryhmiä:

• Etu- ja sukunimi.
• Yritys, ammatillinen toiminta ja tehtävänimike.
• Postiosoite tai työosoite.
• Sähköpostiosoite.
• Puhelinnumero.
• Tarjousten, tilausten, laskutuksen ja maksujen hallinnointiin tarvittavat tiedot.
• Kaupallisiin tiedusteluihin, personointiprojekteihin tai ammatillisiin yhteydenottoihin liittyvät tiedot.
• Tilaushistoria ja liikesuhde.
• Verkkosivuston käytön aikana syntyvät tekniset tiedot, kun ne ovat tarpeen sivuston toiminnan, turvallisuuden tai analysoinnin kannalta.

VismarEssence ei pyydä henkilötietoja, jotka eivät ole asianmukaisia, olennaisia ja tarpeellisia niiden käyttötarkoitusten kannalta, joihin tietoja käsitellään.

3. Miten saamme tiedot

Henkilötietoja voidaan saada pääasiassa seuraavilla tavoilla:

• Verkkosivustollamme olevien lomakkeiden kautta.
• Ammattilaistilien rekisteröinnin ja hallinnan yhteydessä.
• Tieto- tai tarjouspyynnöistä.
• Tilausten tekemisen ja hallinnan yhteydessä.
• Sähköpostitse, puhelimitse tai muiden kaupallisten viestintäkanavien kautta.
• Messuilla, tapahtumissa, tapaamisissa tai ammatillisissa yhteyksissä.
• Suhteissa asiakkaisiin, toimittajiin, jakelijoihin ja yhteistyökumppaneihin.

Jos yritys toimittaa työntekijöidensä, edustajiensa tai yhteyshenkilöidensä tietoja, se vastaa siitä, että tiedot on luovutettu laillisesti ja että kyseisille henkilöille annetaan tarvittaessa asianmukaiset tiedot.

4. Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• Tiedustelujen ja kaupallisten pyyntöjen käsittely. Tietopyyntöjen, tarjousten, tuotteiden saatavuutta koskevien kyselyjen, kaupallisten ehtojen tai muiden vastaanotettujen tiedustelujen hallinta.
• Ammatillisten projektien hallinta. Valmistukseen, personointiin, brändin kehittämiseen, parfymointiin, tilatuoksuihin, pakkauksiin, tarvikkeisiin tai muihin VismarEssencen tarjoamiin palveluihin liittyvien pyyntöjen analysointi ja hallinta.
• Asiakas- ja tilaushallinta. Tilausten käsittely, niiden valmistelun seuranta, maksujen, kaupallisten asiakirjojen, kuljetusten, poikkeamien, palautusten ja jälkimarkkinointipalvelujen hallinta.
• Hallinnollinen, kirjanpidollinen ja verotuksellinen hallinta. Laskujen laatiminen, maksujen ja saatavien hallinta sekä sovellettavien hallinnollisten, verotuksellisten, kirjanpidollisten ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen.
• Toimittajien ja yhteistyökumppaneiden hallinta. Ammatillisten ja sopimussuhteiden hallinta toimittajien, jakelijoiden, edustajien, logistiikkaoperaattoreiden ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa.
• Liikesuhteeseen liittyvä viestintä. Yhteydenpito asiakkaisiin tai ammattilaisiin tilausten, tarjousten, projektien, poikkeamien, asiakirjojen tai muiden ammatillisen suhteen kannalta tarpeellisten asioiden vuoksi.
• Kaupallinen viestintä. Tiedottaminen VismarEssencen toimintaan liittyvistä tuotteista, palveluista, uutuuksista, kampanjoista, luetteloista tai ammatillisesta sisällöstä silloin, kun käsittelylle on asianmukainen oikeusperuste.
• Turvallisuus ja palvelun kehittäminen. Verkkosivuston turvallisuuden ylläpitäminen, petollisen tai asiattoman käytön ehkäiseminen sekä prosessiemme ja palvelujemme parantaminen.

5. Käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu tapauskohtaisesti yhteen tai useampaan seuraavista oikeusperusteista:

• Sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen ja sopimussuhteen täytäntöönpano, kun tiedot ovat tarpeen pyynnön, tarjouksen, tilauksen, palvelun tai liikesuhteen hallitsemiseksi.
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen, erityisesti vero-, kirjanpito-, kauppa- tai hallintolainsäädäntöön liittyvien velvoitteiden osalta.
• Rekisteröidyn suostumus, kun se on tarpeen tiettyä viestintää tai erityisiä käsittelytoimia varten.
• Oikeutettu etu, kun se on tarpeen ammatillisten suhteiden asianmukaiseksi hallitsemiseksi, palvelujemme turvallisuuden varmistamiseksi, oikeuksiemme puolustamiseksi tai tietyn viestinnän ylläpitämiseksi liikesuhteen yhteydessä, aina asianomaisten henkilöiden oikeuksia ja vapauksia kunnioittaen.

6. Kaupallinen viestintä

VismarEssence voi lähettää tuotteitaan, palvelujaan, uutuuksiaan tai ammatillista sisältöään koskevia kaupallisia tietoja, kun vastaanottaja on antanut suostumuksensa tai kun muu oikeusperuste sallii tällaisen viestinnän sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Jos osapuolten välillä on aiempi sopimussuhde, VismarEssence voi lähettää viestintää omista tuotteistaan tai palveluistaan, jotka ovat samankaltaisia kuin aiemmin hankitut tuotteet tai palvelut, silloin kun laki sen sallii.

Vastaanottaja voi milloin tahansa pyytää kaupallisen viestinnän lopettamista käyttämällä kussakin viestissä olevaa mekanismia tai ottamalla yhteyttä VismarEssenceen osoitteessa info@vismaressence.com.

7. Tietojen vastaanottajat

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille osapuolille VismarEssencen toimintaan liittymättömiin kaupallisiin tarkoituksiin.

Tiettyjä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa tai saattaa saataville, kun se on tarpeen palvelujemme tuottamiseksi, muun muassa seuraaville tahoille:

• Kuljetusyrityksille ja logistiikkaoperaattoreille.
• Rahoituslaitoksille ja maksupalveluntarjoajille.
• Teknologiatoimittajille, verkkopalvelujen ylläpitäjille ja IT-palveluntarjoajille.
• Hallinnollisten, kirjanpidollisten, verotuksellisten tai oikeudellisten palvelujen tarjoajille.
• Toimittajille, jotka osallistuvat suoraan pyydetyn palvelun tuottamiseen.
• Viranomaisille ja julkisille elimille, kun tietojen luovuttamiseen on lakisääteinen velvoite.

Palveluntarjoajien, jotka saavat VismarEssencen puolesta pääsyn henkilötietoihin, on käytettävä niitä yksinomaan sovittujen palvelujen tuottamiseen ja sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojen kansainväliset siirrot

Jos tiettyjen teknologiapalvelujen tuottaminen edellyttää Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittautuneiden palveluntarjoajien käyttöä, VismarEssence toteuttaa sovellettavassa lainsäädännössä edellytetyt suojatoimet riittävän henkilötietojen suojan tason varmistamiseksi.

9. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen niiden keräämistarkoituksen täyttämiseksi ja niin kauan kuin kaupallinen, sopimukseen perustuva tai ammatillinen suhde on voimassa.

Suhteen päätyttyä tiedot voidaan asianmukaisesti estää ja säilyttää niin kauan kuin se on tarpeen mahdollisten oikeudellisten, verotuksellisten, kirjanpidollisten, sopimukseen perustuvien tai hallinnollisten vastuiden käsittelemiseksi.

Yksinomaan suostumukseen perustuva tietojen käsittely voidaan lopettaa kyseistä tarkoitusta varten, kun rekisteröity peruuttaa suostumuksensa, vaikuttamatta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

10. Tietoturva

VismarEssence käyttää teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi katoamiselta, muuttamiselta, luvattomalta käytöltä, luovuttamiselta tai epäasianmukaiselta käsittelyltä.

Näitä toimenpiteitä tarkistetaan ja mukautetaan käsiteltävien tietojen luonteen, olemassa olevien riskien ja teknologisen kehityksen perusteella.

11. Tietojen paikkansapitävyys

Käyttäjä, asiakas tai ammatillinen yhteyshenkilö vakuuttaa, että annetut tiedot ovat oikeita, täydellisiä ja ajan tasalla.

Jos annetuissa tiedoissa tapahtuu muutoksia, niistä on ilmoitettava VismarEssencelle, jotta tiedot voidaan pitää asianmukaisesti ajan tasalla.

12. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyt voivat soveltuvin osin käyttää seuraavia oikeuksia:

• Tarkastusoikeus: saada tietää, mitä henkilötietoja käsitellään.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: pyytää tietojen poistamista silloin, kun se on lain mukaan mahdollista.
• Vastustamisoikeus: vastustaa tiettyä henkilötietojen käsittelyä.
• Käsittelyn rajoittaminen: pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyissä tapauksissa.
• Tietojen siirrettävyys: saada henkilötiedot jäsennellyssä muodossa silloin, kun oikeutta voidaan soveltaa.
• Suostumuksen peruuttaminen: peruuttaa aiemmin annettu suostumus milloin tahansa.

Näiden oikeuksien käyttämiseksi rekisteröity voi ottaa yhteyttä VismarEssenceen sähköpostitse osoitteeseen info@vismaressence.com, ilmoittaa, mitä oikeutta hän haluaa käyttää, ja toimittaa tarvittaessa henkilöllisyyden todentamiseen tarvittavat tiedot.

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole sovellettavan lainsäädännön mukaista, hän voi myös tehdä valituksen Espanjan tietosuojaviranomaiselle (Agencia Española de Protección de Datos - AEPD).

13. Evästeet ja vastaavat teknologiat

VismarEssencen verkkosivusto voi käyttää evästeitä ja vastaavia teknologioita, jotka ovat tarpeen sivuston toiminnan, turvallisuuden, analysoinnin tai personoinnin kannalta.

Tarkemmat tiedot käytetyistä evästeistä, niiden käyttötarkoituksista ja hallintavaihtoehdoista löytyvät Evästekäytännöstämme.

14. Kolmansien osapuolten linkit ja palvelut

Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolten ylläpitämille sivuille, alustoille tai palveluihin. VismarEssence ei valvo näiden kolmansien osapuolten tietosuojakäytäntöjä, joten suosittelemme tutustumaan niiden ehtoihin ja käytäntöihin ennen henkilötietojen antamista.

15. Tietosuojakäytännön muutokset

VismarEssence voi päivittää tätä Tietosuojakäytäntöä, kun se on tarpeen oikeudellisten, sääntelyyn liittyvien, teknisten tai organisatoristen muutosten tai palveluihimme liittyvien muutosten huomioon ottamiseksi.

Voimassa oleva versio on aina verkkosivustollamme julkaistu versio.

16. Yhteystiedot

Jos sinulla on kysyttävää tästä Tietosuojakäytännöstä tai henkilötietojen käsittelystä, voit ottaa meihin yhteyttä: