Τι χρειάζεται μια επιχείρηση για να πουλά νόμιμα αρώματα στην Ευρώπη;

Το άνοιγμα ενός καταστήματος αρωμάτων, η δημιουργία ιδιωτικής μάρκας ή η διανομή αρωμάτων σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες αποτελεί ενδιαφέρουσα εμπορική ευκαιρία. Απαιτεί όμως να γίνει κατανοητό ένα βασικό σημείο: ένα άρωμα σώματος δεν ρυθμίζεται απλώς ως ένα συνηθισμένο καταναλωτικό προϊόν. Όταν μια αρωματική σύνθεση προορίζεται να εφαρμοστεί στο δέρμα και ο κύριος σκοπός της είναι να αρωματίσει, να διορθώσει σωματικές οσμές ή να μεταβάλει την οσφρητική αντίληψη του ατόμου, εμπίπτει στο πλαίσιο των καλλυντικών προϊόντων. Αυτό επηρεάζει την επισήμανση, την τεχνική τεκμηρίωση, τη νομική ευθύνη και τις πληροφορίες που πρέπει να είναι διαθέσιμες πριν από τη διάθεση στην αγορά.

Θεωρείται πάντα ένα άρωμα σώματος καλλυντικό προϊόν;

Στο ευρωπαϊκό πλαίσιο το κρίσιμο κριτήριο δεν είναι η ονομασία στον κατάλογο, αλλά η προβλεπόμενη χρήση του προϊόντος. Εάν πρόκειται για ουσία ή μείγμα που προορίζεται να έρθει σε επαφή με τα εξωτερικά μέρη του ανθρώπινου σώματος, όπως το δέρμα, και έχει ως κύριο σκοπό τον αρωματισμό ή τη διόρθωση σωματικών οσμών, τότε ταιριάζει στον ορισμό του καλλυντικού προϊόντος. Επομένως, ένα eau de parfum, μια κολόνια ή ένα άρωμα σώματος πρέπει να αξιολογούνται με αυτή τη ρυθμιστική λογική.

Για τον επαγγελματία πελάτη, αυτή η ταξινόμηση έχει πρακτικές συνέπειες. Δεν αρκεί το άρωμα να μυρίζει όμορφα, να έχει καλή διάρκεια ή να παρουσιάζεται σε ελκυστικό φιαλίδιο. Το προϊόν πρέπει να είναι ασφαλές υπό κανονικές ή ευλόγως προβλέψιμες συνθήκες χρήσης, να έχει Υπεύθυνο Πρόσωπο, να διαθέτει τεχνική τεκμηρίωση και να παρέχει στον καταναλωτή τις υποχρεωτικές πληροφορίες. Το κατάστημα δεν χρειάζεται να γίνει ρυθμιστικό τμήμα, αλλά πρέπει να συνεργάζεται με προμηθευτές που κατανοούν αυτές τις απαιτήσεις.

Ποιος είναι ο ρόλος του Υπεύθυνου Προσώπου σε μια μάρκα αρωμάτων;

Το Υπεύθυνο Πρόσωπο είναι το φυσικό ή νομικό πρόσωπο που αναλαμβάνει την ευθύνη ότι το καλλυντικό προϊόν που διατίθεται στην αγορά συμμορφώνεται με τις εφαρμοστέες απαιτήσεις. Μπορεί να είναι ο κατασκευαστής, ο εισαγωγέας ή μια ορισμένη οντότητα, ανάλογα με την οργάνωση της εμπορικής αλυσίδας. Εάν μια εταιρεία αναθέτει την παραγωγή ενός αρώματος και το πωλεί με το δικό της όνομα ή σήμα, πρέπει να εξετάσει προσεκτικά τη θέση της στην αλυσίδα.

Το Υπεύθυνο Πρόσωπο δεν είναι απλώς μια διεύθυνση στην ετικέτα. Πρέπει να διασφαλίζει την ασφάλεια του προϊόντος, την ύπαρξη του Product Information File, την αξιολόγηση ασφάλειας, την κοινοποίηση στην αντίστοιχη πύλη και τη συμμόρφωση της επισήμανσης. Για μια νέα επιχείρηση, η σαφής ανάθεση αυτού του ρόλου αποτρέπει λάθη που επηρεάζουν τις πωλήσεις, την ιχνηλασιμότητα και την ανταπόκριση σε πιθανό έλεγχο.

Ποια τεκμηρίωση πρέπει να υπάρχει πριν από την πώληση;

Πριν από την εμπορία ενός αρώματος σώματος πρέπει να υπάρχει τεκμηρίωση που συνδέει το προϊόν με τη φόρμουλα, την αξιολόγηση ασφάλειας, τη μέθοδο παραγωγής, τις υποστηρικτικές δοκιμές και την επισήμανση. Στην ευρωπαϊκή κοσμετολογία, το Product Information File, PIF, είναι ο τεχνικός φάκελος που πρέπει να είναι διαθέσιμος στην αρμόδια αρχή. Περιλαμβάνει το Cosmetic Product Safety Report, CPSR, το οποίο αξιολογεί την ασφάλεια της φόρμουλας και την προβλεπόμενη χρήση.

Για ένα κατάστημα ή έναν διανομέα δεν είναι λογικό να ζητείται όλη η εμπιστευτική τεκμηρίωση της φόρμουλας. Είναι όμως απαραίτητο να διασφαλίζεται ότι ο προμηθευτής διαθέτει σταθερό ρυθμιστικό σύστημα και μπορεί να παρέχει τις σχετικές πληροφορίες ανάλογα με το επιχειρηματικό μοντέλο. Στα αρώματα ιδιωτικής μάρκας, η τεκμηρίωση είναι πιο απαιτητική από την αγορά ενός τελικού προϊόντος ήδη έτοιμου για πώληση.

Τι πρέπει να ελέγχει ένα κατάστημα πριν διαθέσει αρώματα προς πώληση;

Το κατάστημα πρέπει να ελέγχει τουλάχιστον ότι το προϊόν ταυτοποιείται σωστά, ότι η ετικέτα περιέχει τις υποχρεωτικές πληροφορίες, ότι υπάρχουν στοιχεία παρτίδας, ότι αναγράφεται το ονομαστικό περιεχόμενο, ότι η λειτουργία του προϊόντος είναι σαφής όταν δεν προκύπτει από την παρουσίαση και ότι ο κατάλογος συστατικών προηγείται σωστά από τον όρο “ingredients”. Πρέπει επίσης να δίνεται προσοχή στα αλλεργιογόνα αρωμάτων, καθώς η ευρωπαϊκή νομοθεσία απαιτεί δήλωση ορισμένων ουσιών όταν υπερβαίνουν συγκεκριμένα όρια στο τελικό προϊόν.

Η επιχείρηση πρέπει να αποφεύγει εμπορικούς ισχυρισμούς που μπορούν να μεταφέρουν το προϊόν σε άλλη κατηγορία. Ένα άρωμα μπορεί να περιγράφεται ως κομψό, διαρκές, φρέσκο, έντονο ή εκλεπτυσμένο, εφόσον οι ισχυρισμοί είναι συνεπείς και μη παραπλανητικοί. Δεν πρέπει να του αποδίδονται θεραπευτικές, απολυμαντικές, βακτηριοκτόνες ή υγειονομικές λειτουργίες εάν δεν έχει σχεδιαστεί και ρυθμιστεί γι’ αυτό.

Περιπλέκει η πώληση σε πολλές ευρωπαϊκές χώρες τη συμμόρφωση;

Ο ευρωπαϊκός κανονισμός επιδιώκει την εναρμόνιση της αγοράς καλλυντικών, αλλά στην εμπορική πράξη δεν είναι όλα ίδια. Οι πληροφορίες επισήμανσης που αφορούν περιεχόμενο, προφυλάξεις, λειτουργία ή συνθήκες χρήσης μπορεί να εξαρτώνται από τις γλωσσικές απαιτήσεις της χώρας όπου το προϊόν διατίθεται στον τελικό χρήστη. Για εταιρείες που πωλούν σε Γερμανία, Γαλλία, Ιταλία, Πορτογαλία, Πολωνία, Ρουμανία, Ελλάδα ή σκανδιναβικές χώρες, η μετάφραση και προσαρμογή δεν πρέπει να μένουν για την τελευταία στιγμή.

Το Ηνωμένο Βασίλειο πρέπει επίσης να αντιμετωπίζεται χωριστά μετά το Brexit, ιδίως για τη Μεγάλη Βρετανία. Σε κάθε B2B έργο συνιστάται να ορίζονται πρώτα οι χώρες-στόχοι, μετά ο τύπος προϊόντος και τέλος η διαδικασία ευθύνης, τεκμηρίωσης και επισήμανσης. Έτσι αποφεύγονται νέες ετικέτες, διπλές διαδικασίες και καθυστερήσεις.

Για επίσημες πληροφορίες μπορούν να συμβουλευθούν οι πόροι της Ευρωπαϊκής Επιτροπής για τα καλλυντικά και οι γνωμοδοτήσεις του SCCS. European Commission - Cosmetics sector | SCCS opinions.

Πώς μπορεί να βοηθήσει ένας εξειδικευμένος προμηθευτής από την αρχή;

Στη Vismar Essence εργαζόμαστε με επαγγελματική προσέγγιση στην αρωματοποιία, όπου η επιλογή αρωμάτων, η προμήθεια, η τεχνική τεκμηρίωση και η εμπορική παρουσίαση αποτελούν μέρος του ίδιου έργου. Για ένα κατάστημα, διανομέα ή ιδιωτική μάρκα, ένας εξειδικευμένος προμηθευτής μειώνει την αβεβαιότητα και βοηθά στην προετοιμασία μιας πιο ισχυρής πρότασης αγοράς.

Το περιεχόμενο αυτό είναι ενημερωτικό και δεν αντικαθιστά ειδικό ρυθμιστικό έλεγχο. Κάθε προϊόν, χώρα προορισμού, μορφή και εμπορικός ισχυρισμός μπορεί να απαιτεί συγκεκριμένη επαλήθευση πριν από την κυκλοφορία.